І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Горна Малина служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.
Чл. 2. Административното обслужване в Община Горна Малина се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Хартата на клиента на Общината.
Чл. 3. /1/ "Административното обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Горна Малина;
/2/ "Административна услуга" е:
- издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
- издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
- извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
- консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или по които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна усруга;
- експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията, на държавен орган или от овластена организация.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИИНСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 4. /1/ Административното обслужване в Община Горна Малина се осъществява чрез "Център за услуги и информация на гражданите" (ЦУИГ), обозначен с указателни табели в сградата на Общината;
/2/ Административното обслужване в Община Горна Малина се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината.
Чл. 5. Освен символите на Община Горна Малина - герб, задължително се използват логото и слогана на държавната администрация при:
- изготвяне на информационни и промоционални материали;
- изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на информационни табла, на интернет страницата.
Чл. 6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.
Чл. 7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента и оповестени чрез интернет страницата на Община Горна Малина и на информационните табла.
Чл. 8. /1/ Работното време за работа с клиенти в Административното обслужване в Община Горна Малина се осъществява е от 08,00 до 17,00 часа;
/2/ Времето и часовете за почивка на служителите, работещи в горепосочените звена, се определя със заповед на Кмета на Община Горна Малина.

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 9. /1/ Центърът за услуги и информация на гражданите осигурява информация за реда, организацията и видовете услуги, извършвани от администрацията на Община Горна Малина;
/2/ Информацията за администравното обслужване следва да бъде:
- ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
- достъпна за хора с увреждания;
- без абревиетури, съкращения и препратки.
Чл. 10. /1/ Информация за предоставяните от Община Горна Малина услуги може да бъде получена от:
- звено за административно обслужване "Център за услуги и информация на гражданите";
- телефон 07152/320;
- интернет адрес Gmalina@abv.bg;
- инфорамционните табла в ЦУИГ;
/2/ Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:
- на местата, посочени в ЦУИГ - Горна Малина;
- на интернет адрес Gmalina@abv.bg с възможност за изтегляне и подаване;
Чл. 11. /1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в седем дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;
/2/ Актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства - брошури, диплянки, информационни табла, интернет страницата на общината;
/3/ Организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите.

ІV. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 12. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в звеното за административното обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Горна Малина се задължават:
- да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на информационния масив в ЦУИГ;
- да подават информация за предстоящите търгове и конкурси и сроковете за приемане на предложения и оферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация от отдел "Център за услуги и информация на гражданите";
- да подпомагат служителите от звеното за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;
/2/ Служителите от звеното за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Горна Малина, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място
Чл. 13. /1/ Служителите от ЦУИГ, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и решения и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции;
/2/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
- да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;
- след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;
- да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
- да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
- да представят незабавно за регистрация незаведени преписки/кореспонденция от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
- да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
- да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата - писмено за причините, налагащи удължаване на срока;
- при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продъли работата и спази установените срокове;
- при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
- да предават документите за експедиция в деловодството с точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя/наименование на учруждението), с входящия номер на писмото, на което се отговаря.
Чл. 14. Ръководителите от структурните звена са длъжни:
- да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител в електронната система за регистрация и контрол на документооборота;
- да контролира движението на документите и на изпълнението в електронната система;
- да вземат съответни мерки при всеки отделен случай не неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
- да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността. При напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация.
Чл. 15. След като се заведат и регистрират чрез електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.
Чл. 16. /1/ Кметът, зам. кметът и секретарят преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции, или други служители в общинската администрация;
/2/ Ръководителите на дирекции, възлагат с резолюция изработването на служебни преписки на подчинените им служители;
/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.
Чл. 17. /1/ Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане до изпълнителите. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименно разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в деловодната система на общината;
/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача;
/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнител, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица;
/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди най-крайния срок.
/5/ Когато задачата е възложена на повече от един изпълнител, становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.
Чл. 18. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административната услуга, се издават и подписват от кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен зам. кмет.
Чл. 19. При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласува с прекия ръководител и към него се прилага искането/жалбата или преписката, по повод на които е съставен.
Чл. 20. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, и един екземпляр за архивиране, заедно д преписката, при отговарящия за изпълнението;
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

V. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл. 21. /1/ Община Горна Малина приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги;
/2/ Пред Община Горна Малина потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации;
/3/ Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред, съгласно Устройствения правилник на общината;
/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Устройствения правилник на общината;
/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в община Горна Малина;
/6/ За исканията, подадени по пощата, включително и по електронната, в извън работно време сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.
Чл. 22. /1/ Община Горна Малина, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на "бързи" и "експресни" услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните данъци, такси и цени на услугите;
/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните данъци, такси и цени на услугите, извършвани от община Горна Малина, приета от Общински съвет.
Чл. 23. При работа с клиенти служителите от звеното за административно обслужване спазват нормативните и вътрешни стандарти за обслужване, въведени в община Горна Малина с Хартата на клиента.
Чл. 24. /1/ Община Горна Малина създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите - пощенска кутия за сигнали срещу корупция във фоайето на общината, рубрики "Форум" и "Обратна връзка" в интернет страницата на община Горна Малина;
/2/ Община Горна Малина проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно, съгласно методологията, утвърдена от Министъра на държавната администрация и административната реформа;
/3/ Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността;
/4/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприеват действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.

VІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл. 25. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги
Чл. 26. /1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
- кмет;
- заместник кмет;
- секретар;
- директори на дирекции;
/2/ Контролът може да се осъществява и от страна на клиентите - физически и юридечески лица, лично в ЦУИГ или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.
Чл. 27. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт;
/2/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане;
/3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок;
/4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепиятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в електронната система.
Чл. 28. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Инструкция за деловодната дейност/Устройствения правилник.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. /1/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите в звеното за административно обслужване с непосредствено участие и контрол на ръководителите на съответните структурни звена в срок до три дни от утвърждаването на Вътрешните правила;
/2/ Технологичните карти на процесите се утвърждават от секретаря на общината и стават неразделна част от настоящите правила.
§2. Технологичните карти на процесите се въвеждат в електронната система за регистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността на контрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрез автоматизирането му.
§3. Ръководителите и служителите в общинската администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
§4. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от секретаря на общината.
§5. Правилата влизат в сила от датата на утвърждаването им от секретаря на община Горна Малина и се обявяват по реда на чл. 28, ал. 2 АПК.

Новини